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内容証明郵便とは|書き方や送り方・法的効力・応じてもらうための手段を徹底解説

内容証明(ないようしょうめい)とは、郵便局のサービスの1つで正式には内容証明郵便と言います。郵便局が送る文書の内容や日付、送り先などを証明してくれる方法で、送り先に「そのような書類知らない」などと言い逃れされることを防ぐことができるサービスです。

内容証明とは
いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって当社が証明する制度です。

当社が証明するものは内容文書の存在であり、文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではありません。
内容文書とは、受取人へ送達する文書をいいます。
謄本とは、内容文書を謄写した書面をいい、差出人および差出郵便局において保管するものです。
引用元:郵便局

重要な契約変更等の通知で内容証明郵便が使われることもありますし、他には未払金請求や損害賠償(慰謝料)請求などの金銭請求に内容証明郵便が用いられることも多いです。

内容証明郵便そのものは個人で利用することもできます。ただ、内容証明郵便で文書を送る状況になっているということは、法律トラブルに発展していることも多いことでしょう。弁護士に相談しながら、きちんと相手に対応してもらえる方法で内容証明郵便を送っていきましょう。

こちらの記事では、内容証明郵便について以下の内容を主にご説明していきます。

  • 内容証明郵便で送る効果
  • 内容証明郵便がよく使われるケース
  • 内容証明郵便の書き方
  • 内容証明郵便での送り方
  • 内容証明郵便の作成を弁護士に依頼するメリットと費用
本記事の解説内容
  1. 内容証明の利用メリットとは?内容証明郵便の仕組みや役割
  2. 内容証明郵便が活躍するシーン
  3. 内容証明郵便の書き方と記入例
  4. 内容証明郵便の文字数制限と規約
  5. 内容証明郵便の送り方と注意点
  6. 内容証明郵便の利用料金
  7. 内容証明郵便に送り先が応じなかった場合の対応
  8. 内容証明郵便の作成を弁護士に依頼するメリット
  9. 内容証明郵便の弁護士費用と注意点
  10. まとめ

内容証明の利用メリットとは?内容証明郵便の仕組みや役割

冒頭でもお伝えしたように、内容証明とは郵便局のサービスで、郵便局が文書の内容や日付、送り先などを証明してくれます。まずは、内容証明郵便を利用することで、どのようなメリット・効果があるのかをご説明します。

確かに送った事を証明できる

繰り返しますが、内容証明郵便では郵便局が送った内容・日付・送り先・差出人などを証明してくれます。これによって送り先が「そのような書類は受け取っていない」などと言い逃れする隙を与えなくなります。

一方で、勘違いしないでほしいことが、内容証明郵便で送ったからと言って、文書の中身に法的拘束力を持たせることはできない点です。よって、最終的に文書の内容に応じるか否かは相手次第になります。

「内容証明」という精神的な圧力がかけられる

内容証明郵便で送ると、封筒に「内容証明」とのハンが押されることになります。パッと見ただけでもいつもの手紙とは違うため、送られた相手も「無視できない」という心情になることは十分に考えられるでしょう。

裁判になるような場合にも証拠として使える

内容証明郵便が裁判も視野に入れた準備段階で活用されることもあります。内容を郵便局が証明してくれますので、非常に強力な証拠にもなるのです。

例えば、「いつ頃支払いのお願いをしたのに応じていない」「こちらは当初からこのような主張を一貫させている」など、内容証明郵便で送った文書が重要な証拠として活躍することもあるでしょう。

相手に対して圧力を与えるため、良好な関係を築きたいなら要注意

内容証明郵便は通常の郵便と比べて、相手に与えるプレッシャーも大きくなるため、安易に使うことはおすすめできません。例えば、1度の支払い遅れが生じただけなのに、いきなり内容証明郵便で催告書等を送れば、相手によっては不快に思って契約が維持できないことも起こり得ます。

内容証明郵便を利用するシーンとしては、後述するような何度もお願いしても聞き入れられない場合や、未払残業代請求や損害賠償請求のようにすでに法律問題が起こっているような場合に利用することが多いです。

内容証明郵便が活躍するシーン

上でも触れたように、内容証明郵便は法律トラブルが起こっている場合や何度も支払い等をお願いしている相手が応じない場合の次の方法として利用することが多いです。こちらでは、具体的にどのような場面で内容証明郵便を活用していくのかをご紹介します。

料金支払いや返済の滞納

家賃や借金返済など、毎月の支払い・返済を契約している場合、途中で支払いが滞ることも起こり得るでしょう。1~2回の支払い遅れであれば、普通の郵便で支払いのお願いをするでしょうが、何ヶ月も滞納が続くようになれば、内容証明郵便での催告を検討していきます。

最終的には裁判所を介して強制執行を検討するケースも出てくるでしょうが、その前準備として内容証明郵便で催告書等を送ることがあります。

契約変更や解除などの通知

重大な契約違反による契約解除や契約変更などがある場合、相手が反論してくることも考えられます。「そのような内容聞いていない」などとトラブルを防ぐためにも内容証明郵便で通知を送った方が安全なケースもあるでしょう。

未払い残業代の請求

労働問題として多く起こり得る問題として、未払い残業代問題があります。この残業代請求でも、まずは内容証明郵便が用いられることが多いです。

サービス残業や名ばかり管理職などの働かせ方が横行している会社では、高額な未払い残業代が発生していると考えられ、数年分で100万円以上を超えることも珍しくありません。なお、残業代請求の時効は3年となっています。時効が経過すると残業代の請求権は消滅してしまいますので、退職の有無にかかわらずまずは早めに弁護士に相談することをおすすめします。

離婚問題における慰謝料・損害賠償の請求

物を壊されてしまったり、不貞行為(不倫)をされてしまった場合など、相手とのトラブルに不法行為がある場合、損害賠償請求が認められることがあります。

(不法行為による損害賠償)
第七百九条 故意又は過失によって他人の権利又は法律上保護される利益を侵害した者は、これによって生じた損害を賠償する責任を負う。
引用:民法第709条

いきなり裁判によって損害賠償請求をするのではなく、まずは内容証明郵便によって請求することが多いです。とくに身近に起こり得るトラブルとして、不貞行為に対する慰謝料請求が挙げられます。こちらも、夫婦関係や不倫の期間によっては100万円を超える高額な慰謝料請求が相当な場合もあります。

具体的にどの程度の慰謝料請求が相当なのかを、離婚問題に注力している弁護士を中心に相談してみてください。

内容証明郵便の書き方と記入例

内容証明郵便は、郵便局が内容を証明してくれるサービスにすぎませんから、文書の内容の書き方は普通の請求書や通知書など大きな違いはありません。ただし、金銭を請求したり、重大事項を通知する場合に利用されることが多いでしょうから、相手にどうして欲しいのかを明確に記しておく必要があります。

こちらでは、内容証明郵便に記入する内容と書き方の例についてご紹介します。

内容証明の主な記入項目

内容証明郵便では、主に以下の項目を書くことになります。

  1. 記載日
  2. 差出先の住所・社名・氏名
  3. 表題(『催告書』や『請求書』など)
  4. 通知内容
  5. 差出元の住所・社名・氏名

内容証明郵便は、郵便局が文書の内容等を証明してくれるサービスですが、文書の内容自体は普段やり取りされる通知書や請求書、催告書などの書類と同じような内容で作成します。

ただし、相手にきちんと応じてもらうことと、法的手段も視野に入れることを考えると、少し厳しめの文面で記載し、期限の明記と次なる対応についても記載しておくと良いでしょう。

実際に記入例を挙げてみると、以下のようになります。

令和□□年□□月□□日

○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号

○○株式会社
代表取締役 ○○ ○○殿

△△県△△市△△町△△丁目△△番△△号
△△株式会社
代表取締役 △△ △△

表題

通知内容

特に重要な部分は、『通知内容』の部分ですが、以下にご紹介するケース別の記入例を参考にしながら作成してみてください。また、後からもご紹介しますが、相手により強いプレッシャーを与えて説得力を持たせるためにも、弁護士に作成依頼を検討しても良いでしょう。

未払い残業代請求をする場合

令和□□年□□月□□日

○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号
○○株式会社
代表取締役 ○○ ○○殿 

△△県△△市△△町△△丁目△△番△△号
△△ △△

 

催 告 書

私は、貴社従業員として20□□年□□月□□日まで勤務していた者です。
20□□年□□月□□日〜20□□年□□月□□日まで、★★時間の時間外労働に従事していましたが、合計●●万円をお支払い頂いておりません。

つきましては、本書面到達後□□週間以内に、上記賃金を下記指定の口座までお支払いくださいますよう請求します。
お支払いに応じて頂けない場合、法的手段に移行いたしますので、ご承知おきください。

金融機関名 ××銀行
支店名   ××支店
種類    普通預金
口座番号  ××××××××
名義番号  △△ △△

残業代請求は、いきなり訴訟や労基署への通報をするのではなく、内容証明郵便によって直接会社に請求する方法もあります。

未払い残業代が発生している自覚があってなるべく穏便に解決したいと考えている会社であれば、応じてくれたり交渉の末に解決する場合もありますが、徹底的に反論される場合もありますし、コンプライアンスに気を使っていない会社であれば、無視されることもあるでしょう。

無視されることを回避するためにも、法的手段に移る内容の記載も検討しつつ、必要であれば弁護士名義で作成してもらえるように弁護士に依頼しましょう。労働問題に詳しい弁護士であれば、遅延損害金を含めた未払い残業代の計算も行ってくれますので、残業代請求がより現実味を帯びてくるでしょう。

不法行為による慰謝料・損害賠償請求をする場合

令和□□年□□月□□日

○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号
○○ ○○ 殿

△△県△△市△△町△△丁目△△番△△号
△△ △△

通 知 書

貴殿は、私の夫である△△と職場で知り合い、妻子ある身ということを知りながら、令和□□年より週に1度密会を繰り返し、約□□年にわたって不貞関係を続けてきました。

貴殿の行為によって私の結婚生活は破綻し、これによる精神的損害は計り知れません。
よって、貴殿に対し慰謝料として合計●●万円を本書面到達後□週間以内に、下記指定の口座までお支払い下さいますよう請求します。

金融機関名 ××銀行
支店名   ××支店
種類    普通預金
口座番号  ××××××××
名義番号  △△ △△

 不貞行為や物を壊されるなどの不法行為を受けた場合、相手に対して慰謝料や損害賠償をすべきケースも出てきます。

(不法行為による損害賠償)
第七百九条 故意又は過失によって他人の権利又は法律上保護される利益を侵害した者は、これによって生じた損害を賠償する責任を負う。
引用:民法第709条

未払い残業代請求のように、いきなり訴訟に移るのではなく、まずは内容証明郵便によって当事者同士での交渉を行うことが多いです。

契約解除の通知をする場合

令和□□年□□月□□日

○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号
○○株式会社
代表取締役 ○○ ○○殿

△△県△△市△△町△△丁目△△番△△号
△△株式会社
代表取締役 △△ △△

催 告 書 兼 通 知 書

弊社が貴社に対して、令和□□年□□月□□日に納品いたしました弊社商品★★の代金●●万円について、令和□□年□□月□□日時点で、まだお支払いいただいておりません。

つきましては、本書到達後□□日以内に下記の口座へとお支払いくださいますよう催告いたします。
もし、お支払いがない場合は、再度通知することなく、売買契約を解除いたします。

金融機関名 ××銀行
支店名   ××支店
種類    普通預金
口座番号  ××××××××
名義番号  △△ △△

金銭請求以外にも、契約解除や条件変更などの重要な内容を通知する場合に内容証明郵便を利用することがあります。相手が「知らなかった・聞いていなかった」などと言ってくるトラブルを未然に防ぐことができますので、内容証明郵便の効力を十分に発揮できる例の1つです。

内容証明郵便の文字数制限と規約

内容証明郵便に書く内容自体は、送る目的に応じて変わりますし、細かい決まりはありませんが、内容証明郵便として提出するにあたって文字数とインターネットでの文書ファイルアップロード時の決まりがありますので、ご紹介します。

郵便局窓口から送る場合

  文字数(1行あたり) 行数(1枚あたり)
縦書き 20文字以内 26行以内
横書き 20文字以内 26行以内
13文字以内 40行以内
26字以内 20行以内

参考:郵便局|内容証明の謄本の作成方法等を教えてください

手書き・プリントアウトした文書を郵便局窓口に持って行って内容証明郵便として送ってもらう場合には、上記の文字数の制限があります。内容証明郵便用のマス目入り用紙も販売されていますので、専用用紙での作成を検討しても良いでしょう。

ちなみに、用紙サイズや種類に決まりはありません。

インターネット(e内容証明)を利用する場合

インターネット上で文書ファイルをアップロードして内容証明郵便として送ってもらう方法を『e内容証明』と言います。e内容証明を利用する場合、以下の規定がありますので注意してください。

項目 規定
文書作成ソフト Microsoft Word 2010, 2013, 2016, 2019
文書枚数 最大5枚まで
文字ポイントサイズ 10.5ポイント以上145ポイント以下
用紙レイアウト A4縦置き・横書き A4横置き・縦書き
余白 上左右:1.5cm以上 上下右:1.5cm以上
下:7cm以上(全ページ) 左:7cm以上(全ページ)
文字の種類 JIS第1、2水準範囲の文字(外字はサポートしません。)
図・表 使用できません
文字の装飾 太字・斜体のみのサポート
(その他装飾はエラーとなります。)

参考:郵便局|e内容証明(電子内容証明)

e内容証明での内容証明郵便の送り方については、次の項目でもご説明します。

内容証明郵便の送り方と注意点

こちらの項目では、実際に郵便局とe内容証明で内容証明郵便を送る際の手続きの方法や注意点についてご説明します。

提出時に必要になるもの

郵便局で内容証明郵便として提出するためには、以下のものを準備して行きましょう。

  • 原本1通、謄本2通
  • 差出先と差出元の住所と氏名や社名を記載した封筒
  • 郵便料金

内容証明郵便で送る文書は送付用・控え用・郵便局提出用の3部必要になります。e内容証明の場合は正本ファイルのみのアップロードで問題ありませんし、封筒も不要です。

内容証明郵便に対応している郵便局窓口に持って行く

内容証明郵便に対応している郵便局には限りがあり、対応していない郵便局の数の方が多いくらいです。近所の小さい郵便局に行っても受け付けてくれない場合があるので注意してください。対応している郵便局は、以下のリンク先の下部にある条件指定から『内容証明』をチェックすれば絞って検索できます。
参考:日本郵政グループ|郵便局をさがす

インターネット(e内容証明)を使った内容証明郵便の利用方法

内容証明郵便はインターネットを使って手続きすることもでき、『e内容証明』という名称のサービスです。わざわざ対応している郵便局まで足を運ぶ必要がなく、料金面でも若干安くなります。

ただし、アップロードできるファイルはWordファイルに限定されていますので、すでに文書を作っている方は、直接窓口まで持って行った方が手っ取り早いかもしれません。こちらでは、e内容証明を使った内容証明郵便の利用方法ついてご説明します。
参考:郵便局|e内容証明(電子内容証明)

e内容証明の料金と支払い方法

料金
郵便料金 郵便料金 84円
内容証明関連料金 電子郵便料金 電子内容証明文書1枚目 15円
電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに(5枚まで) 5円
内容証明料金 電子内容証明文書1枚目 382円
電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに(5枚まで) 360円
同文内容証明(2通目以降1枚目) 210円
同文内容証明(2通目以降2枚目以降1枚ごとに(100通まで)) 210円
謄本送付料金 通常送付 304円
一括送付(受取人数100人まで) 503円
一般書留料金 435円

参考:郵便局|e内容証明(電子内容証明)

 e内容証明の料金は上の通りで、以下の2種類から支払い方法を選択することができます。

  • クレジットカード払い
  • 後納

基本的にはクレジットカード払いにした方が簡単なのですが、後納の場合は指定口座への振込みや請求書払いができます。後納する場合には、事前に取扱郵便局から承認を受ける手続きが必要になるため、若干手間がかかってしまいます。業務的に毎月内容証明郵便を利用するのであれば、後納でも良いでしょうが、1度限りの利用であればクレジットカード払いが良いでしょう。

e内容証明利用の流れ

e内容証明の流れ

引用:郵便局|e内容証明(電子内容証明)

e内容証明の全体的な流れは下のようになっています。利用者は、Wordファイルで文書を作成し、料金支払いとアップロードを済ませれば後は郵便局が配達を行ってくれます。正本・膳本・郵便局用と3部それぞれ文書を作る必要はありませんし、封筒を用意する必要もありません。

  1. 専用サイトへの登録とログイン
  2. Wordでの文書作成
  3. 文書のアップロード
  4. 料金支払い
  5. 正本の配達と膳本の受け取り

内容証明郵便の利用料金

郵便局によると、主な料金は下記のとおりに設定されており、内容証明で送ること自体に料金がかかります。

一般の内容証明

1枚 2枚 3枚 4枚 5枚
440円 700円 960円 1,220円 1,480円

郵便物の料金

重量 料金
定形郵便物
25gまで 84円
50gまで 94円

一般書留の加算料金

損害要償額が10万円までのもの 435円
損害要償額が10万円を超えるもの 10万円を超える5万円までごとに21円増

その他の主なオプションサービスの加算料金

区別 料金額
速達 重量250gまで 290円
(略) (略)
配達証明 差し出しの際 320円
差出後 440円

参考:郵便局|内容証明 ご利用の条件等

内容証明郵便に送り先が応じなかった場合の対応

内容証明郵便は、送られた日付や文書の内容を証明するサービスではありますが、文書に書かれている内容に法的に従わせるものではありません。

よって、送り先が内容を無視したり、受け取り拒否をするケースも考えられます。内容証明郵便に応じてもらえない場合には、法的措置も視野に入れて次の手を打っていくことができます。主に以下の方法を検討してください。

  • 弁護士名義で再度内容証明郵便を送る
  • 応じない場合、法的措置に移る旨を記載した内容証明郵便を送る
  • 法的措置に移る

特に請求額が大きかったり、すでに問題がこじれているような場合には、あらかじめ弁護士に相談したうえで、弁護士名義の文書を送ってもらったり、法的措置も辞さない構えの文章を送ることで、相当なプレッシャーを与えることができます。

内容証明郵便の作成を弁護士に依頼するメリット

上でもお伝えしたように、送った相手が内容証明郵便に応じないケースも十分に考えられます。特に、重要な法律トラブルを抱えていたり、金銭請求を行う際には、相手も簡単には応じないことが予想されます。

内容証明郵便で文書を送る際には、弁護士に依頼することで作成もしてくれますし、弁護士名義で送ることもできます。問題や請求額が大きい方は特に弁護士に依頼することも前向きに検討してみてください。内容証明郵便を弁護士に依頼するメリットをまとめると以下のものが挙げられます。

相手が請求に応じやすくなる

繰り返しますが、内容証明郵便には法的拘束力はありません。内容証明郵便はあくまでも文書に書かれている内容を郵便局が証明してくれるサービスで、相手が「そのような書類知らない」などと言い逃れを与えないための方法に過ぎません。

よって、内容証明郵便で書類を送ったとしても、それに応じさせる強制力はないのです。しかし、弁護士に内容証明郵便の作成を依頼し、弁護士名義で送ることができれば、相手に相当なプレッシャーを与えることができると期待できるでしょう。

交渉を代理してもらうことも可能

内容証明郵便を送ったからと言って、そのまま問題解決するとは限りません。上でもお伝えしたように、応じない場合もありますし、減額交渉などに移る場合もあるでしょう。そのような場合になったとしても、弁護士に依頼しておくことで交渉も可能となります。

内容証明郵便送付後に問題が大きくなってからの依頼も可能ですが、作成の段階から依頼しておけば、反論を見据えた文面作りもできますし、上記と同様に弁護士名義によるプレッシャーで、そう簡単には反論させないような対策もできます。

また、請求額や要求する内容にも、法的根拠を持たせて伝えますので、そもそも反論の余地も与える隙も与えにくいでしょう。

適した金額で請求などを行ってくれる

内容証明郵便は、慰謝料や損害賠償請求、残業代や売掛金などの未払金請求などに用いられることも多いです。

売掛金や債権など、あらかじめ契約で決まった金額を回収する場合には、そこまで大きな差額は生じませんが、慰謝料や残業代請求などは、個々の解釈や計算方法によって金額に大きな違いが出てくることも多いと考えられます。

弁護士は法律のプロフェッショナルですので、法律に基づいて適して根拠ある金額の請求を行ってくれます。また、できる限り依頼者が高額な請求をできるような計算や請求をしてくれるでしょう。

自分だけで考えていた金額よりもより高額な請求ができる場合もありますので、一度状況を相談してみて、具体的にいくらくらいの請求が通りそうなのかを確認してみても良いでしょう。相談だけなら無料でできる弁護士事務所も多いです。

その後の法律トラブルにも対応可能

上でもお伝えしましたが、内容証明郵便だけで解決できない場合、交渉することもありますし、それでも当事者同士で解決できないなら、最終的に訴訟問題に発展することもあり得ます。

訴訟まで発展した場合、弁護士なしで対処することは非常に困難なのですが、早めに依頼しておけばいざ訴訟になった場合の対応も可能です。弁護士事務所の料金設定によっては、訴訟の場合の追加料金がかかるケースもありますが、一から弁護士を探し始めて状況を伝えるよりも、非常にスムーズに話が進みます。

内容証明郵便の弁護士費用と注意点

以下の料金設定にしている弁護士事務所が多いのですが、実際には依頼内容や弁護士事務所によって違ってきますので、具体的には依頼前に確認することをおすすめします。

作成のみ 1~5万円
交渉込み(弁護士名義) 10~20万円

弁護士名義で作成依頼することが重要

上でお伝えした、内容証明郵便を弁護士に依頼するメリットを最大限に活かすためには、弁護士名義で文書を送ってもらうべきです。たしかに費用はかかりますが、その分の効果も期待できますので、すでに相手とトラブルに発展している場合や、請求する金額が大きい場合には弁護士名義で送ることを積極的に検討しましょう。

他の料金設定が適用される場合も

例えば、内容証明郵便によって慰謝料請求や残業代請求をする場合、獲得できた金額の一部(20%前後)が成功報酬としてかかってくる場合があります。これは弁護士事務所の料金設定にもよりますし、細かい事件の状況にもよります。

上記でお伝えした数十万円だけの弁護士費用だけではない場合がありますので、依頼前には必ず細かい費用の話まで聞き、納得できた状態で依頼するようにしてください。

まとめ

内容証明郵便は、郵便局が文書の内容や日付、送り先などを証明してくれるサービスです。ただ、内容証明郵便で送ったからと言って、法的拘束力を持たせることはできません。文書の内容に従うかどうかは相手次第です。

より確実に内容証明郵便の内容に応じて欲しいのであれば、弁護士に相談して、依頼することも前向きに考えましょう。特に大きな金額が関わる内容や法律トラブルが生じている場合には、非常に強い味方になってくれるでしょう。

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