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内容証明郵便で退職届を提出する方法|内容証明にする目的と注意点

内容証明郵便は、郵便局が文書の内容や送り先、差出人、日付などを証明してくれるサービスです。これによって、相手が「そのような話を聞いていない」などと言い逃れを防ぐことができるため、重要な通知や金銭請求を行う場面などで利用されます。

退職届を内容証明郵便で会社に郵送すれば、会社に退職の意思表示を到達させることができます。期間の定めがない雇用契約では、2週間以上前に退職の意思を伝えれば一方的に退職することができますので、会社が簡単に退職を認めてくれないようなケースでも、強行的に退職をしていくこともできます。

ただし、少し強行的な方法でもありますので、直接上司などに退職を伝えていない方は、先に上司に退職の意思を伝えて、その後の引継ぎのスケジュール調整や退職日を決めていく退職の方法がスマートでしょう。

それにもかかわらず、会社から退職の意思を拒否されたり、到底退職を伝えられるような状態ではない職場では退職届を内容証明郵便で送る方法も検討して良いでしょう。

こちらの記事では、退職届を内容証明郵便で出す場合の以下の点についてご説明していきます。

  1. 内容証明郵便で送る効果と注意点
  2. 退職届の書き方
  3. 内容証明郵便の出し方
  4. それでも退職を認められない場合の対処法

特にどうしても会社が退職を認めてくれないという方は、参考にしていただくことで、退職できる方法が見つかってくるかもしれません。

内容証明郵便とは|書き方や送り方・法的効力・応じてもらうための手段を徹底解説

内容証明郵便で退職届を郵送する意味

退職届の提出と内容証明郵便は相性が良いケースも多いです。内容証明郵便のどのような効果が退職届の提出に向いているのかをお伝えします。

会社が「知らない」などと言い逃れすることを防ぐ

繰り返しますが、内容証明郵便のサービス内容は、文書の内容や送り先・差出人・日付などを郵便局が証明してくれるというものです。また、郵便局からは書留郵便で送られるため、受け取るためには社内の人物の受領サインが必要になります。

これによって、相手が「そのような文書は知らない」などと言い逃れすることを防ぐ効力があります。

退職の意思は労働者側から一方的に伝えることができる

労働者から退職の申入れがあった場合、2週間の経過により一方的に雇用契約を終了させることができます。多くの会社は就業規則で「退職届は1ヶ月前までに提出する」とか「会社が退職届を受理する」などと退職要件を定めていますが、法律上のルールはこのような社内規程より優先されます。

(期間の定めのない雇用の解約の申入れ)
第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
引用元:民法第627条

会社側は留まるようにお願いすることはできても、退職させないと強制することはできません。

有期雇用労働者の場合

ただし、有期雇用契約の場合は労働者の退職に関して制限を受けます。契約期間中は、たとえ労働者からであっても自由な退職は認められていません。

契約期間中に退職するためには、雇用契約の継続が困難な「やむを得ない事由」が求められます。

やむを得ない事由があるといえるかはケースバイケースですが、会社に賃金不払いなどの法令違反があった場合や労働者が傷病になってしまった場合には、やむを得ない事由として判断されやすくなります。

(やむを得ない事由による雇用の解除)
第六百二十八条 当事者が雇用の期間を定めた場合であっても、やむを得ない事由があるときは、各当事者は、直ちに契約の解除をすることができる。この場合において、その事由が当事者の一方の過失によって生じたものであるときは、相手方に対して損害賠償の責任を負う。
引用元:民法第628条

ただし、雇用契約の契約期間が1年を超えるような場合には、1年を超えた時点で労働者がいつでも退職できるようになります。

第百三十七条 期間の定めのある労働契約(一定の事業の完了に必要な期間を定めるものを除き、その期間が一年を超えるものに限る。)を締結した労働者(第十四条第一項各号に規定する労働者を除く。)は、労働基準法の一部を改正する法律(平成十五年法律第百四号)附則第三条に規定する措置が講じられるまでの間、民法第六百二十八条の規定にかかわらず、当該労働契約の期間の初日から一年を経過した日以後においては、その使用者に申し出ることにより、いつでも退職することができる。
引用元:労働基準法第137条

このように、労働者の意思表示によって退職しやすいような法律になっているため、労働者が退職の意思さえ伝えれば退職できるようになっています。

かなり強いインパクトを与えるのでまずは上司への相談からがベター

退職届を内容証明郵便で送るということは、退職するという意思を一方的に会社に伝える手段です。言い方を変えると、少しトゲのある辞め方だと言えます。

もし、まだ退職の意思を会社に全く伝えていないという方は、まずは直属の上司に直接退職の相談をしてみることが一番でしょう。上でもお伝えしたように、会社が留まるようにお願いすることはできても、退職させないと強制することはできません。

たいていの会社であれば、上司などと相談しながら、やんわりと引き留めにあったり、「後任が就くまでの〇月〇日に退職日を延ばしてくれ」などと退職までのスケジュール調整が行われるようになるでしょう。

お互いに納得できる形で後腐れなく退職できれば、退職後も良好な関係を持続できる円満な辞め方ができます。
【参考】スマートな仕事の辞め方を徹底解説!退職を伝えるタイミングや効果的な伝え方まで

内容証明郵便の効力とは?法的な効力や立証できること・応じない場合の対処法まで

内容証明郵便で退職届を提出する時の書き方と注意点

内容証明郵便で退職の意思を伝えるには、『退職届』によっていつ退職するかを明確に伝える必要があります。

退職届の書き方

退職届に記載する内容は、主に以下の通りになります。必要事項だけを記入し、「〇〇の理由で退職する」などの余計なことは書かないことがベストです。退職理由は基本的に『一身上の都合』で問題ありません

会社によっては、退職届のフォーマットが用意されている場合もありますので、会社で準備されている場合にはそちらを使うと良いでしょう。

退 職 届

令和◯◯年◯月◯日
(提出する日にちは必ず記入する)  

◯◯株式会社
代表取締役社長 ◯◯◯◯様
(提出する人物は上司でも記載は社長名)

 この度一身上の都合により、来る令和◯◯年◯月◯日をもちまして退職いたしますので、ここに届け出ます。

  (部署名)   〇
(氏名)    印

退職願との違い

退職届と同じようなものに『退職願』があります。退職届は、退職すると決めた意思を伝える文書ですが、退職願では退職の希望を伝えるまででしかありません。

  • 退職届:退職すると伝える
  • 退職願:退職させて欲しいと伝える

内容証明郵便で意思を伝えるケースでは、退職願では退職の意思を伝えるには弱いです。内容証明郵便で送るくらいであれば、退職届の内容できちんと「〇月〇日に退職をいたします」と記載して送るようにしたほうが良いでしょう。

内容証明郵便で退職届を送るのは最終手段

上でもお伝えしましたが、内容証明郵便で退職届を送ることは、相当な強い意志で退職することを伝える行為です。

会社に対して退職する強い意志は伝えられますが、その反面いきなり過ぎて上司もびっくりしてしまうので、できることなら相談から始めて行って、お互いが納得できる形で退職していく方法が円満退職になりやすいでしょう。

【記入例あり】内容証明郵便の書き方|提出時の注意点も詳しく解説

内容証明郵便で退職届を提出する方法

内容証明郵便の出し方には多少のルールがあります。決められたルールを守って提出するようにしましょう。提出方法については郵便局窓口でも相談できますが、具体的な文章の内容については弁護士などの専門家に相談した方が良いでしょう。

提出時に必要になるもの

郵便局で内容証明郵便として提出するためには、以下のものが必要です。

  • 原本1通、謄本2通
  • 差出先と差出元の住所と氏名や社名を記載した封筒
  • 郵便料金

内容証明郵便で送る文書は送付用・控え用・郵便局提出用の3部必要になります。e内容証明の場合は正本ファイルのみのアップロードで問題なく、封筒も不要です。

内容証明郵便の文字数制限と規約

内容証明郵便に書く内容自体には細かい決まりはありませんが、提出するにあたって文字数とインターネットでの文書ファイルアップロード時の決まりがあります。

郵便局窓口から送る場合

  文字数(1行あたり) 行数(1枚あたり)
縦書き 20文字以内 26行以内
横書き 20文字以内 26行以内
13文字以内 40行以内
26字以内 20行以内

参考:郵便局|内容証明の謄本の作成方法等を教えてください

手書き・プリントアウトした退職届を郵便局窓口に持って行って内容証明郵便として送ってもらう場合には、上記の文字数の制限があります。用紙サイズや種類に決まりはありませんが、退職届では基本的にはA4かB5サイズの用紙を使います。

インターネット(e内容証明)を利用する場合

インターネット上で文書ファイルをアップロードして内容証明郵便として送ってもらう『e内容証明』という方法もあります。e内容証明を利用する場合、以下の規定がありますので注意してください。

項目 規定
文書作成ソフト Microsoft Word 2010, 2013, 2016, 2019
文書枚数 最大5枚まで
文字ポイントサイズ 10.5ポイント以上145ポイント以下
用紙レイアウト A4縦置き・横書き A4横置き・縦書き
余白 上左右:1.5cm以上 上下右:1.5cm以上
下:7cm以上(全ページ) 左:7cm以上(全ページ)
文字の種類 JIS第1、2水準範囲の文字(外字はサポートしません。)
図・表 使用できません
文字の装飾 太字・斜体のみのサポート
(その他装飾はエラーとなります。)

参考:郵便局|e内容証明(電子内容証明)

郵便局窓口に持って行く場合の注意点

内容証明郵便に対応している郵便局には限りがあり、対応していない郵便局の数の方が多いくらいです。近所の小さい郵便局に行っても受け付けてくれない場合があるので事前に確認しておきましょう。

対応している郵便局は、以下のリンク先の下部にある条件指定から『内容証明』をチェックすれば条件を絞って検索できます。
参考:日本郵政グループ|郵便局をさがす

内容証明郵便の利用料金

郵便局によると、主な料金は下記のとおりに設定されており、内容証明で送ること自体に1,279円の料金がかかります。他にも送る部数や請求額などによって変わりますが、退職届を送るだけなら、基本的に以下の料金しかかからないです。

  • 郵送料:84円
  • 内容証明料:440円
  • 書留料:435円
  • 配達証明料:320円

参考:郵便局|内容証明 ご利用の条件等

退職届が受理されない場合の内容証明郵便以外の対処法

内容証明郵便で退職届を提出したとしても、会社側が退職を認めない姿勢を見せてくる可能性もわずかながらあります。もし、会社が退職を認めてくれないようであれば、以下の方法も検討してみてください。

退職理由や退職後の計画などを詳しく説明して納得してもらう

もし、話し合うことで会社側も納得してくれそうな余地がある場合には、一方的に退職を伝えるのではなく、上司や会社と相談することで最善の方法が見つかるかもしれません。良心的な会社・上司であれば、安易に退職することに対して、本当に心配して退職を引き留めているケースだってあります。

  • 「退職後はこういう会社でこういったことをしようとしています」
  • 「家族にもきちんと相談して納得してもらっています」など

それ以上は強引に引き止められないこともあります。

人間関係や業務内容など、会社の一部分がどうしても耐えられなくて退職を考えているのであれば、相談することでその部分の改善に働きかけてくれたり、部署変更を検討してくれることもあるでしょう。

もしかすると退職するだけが正解ではないかもしれませんので、一度考え方をクリアにしてみると良い方法が見つかるかもしれません。

弁護士や外部機関に相談する

反対に、退職を伝えたことで損害賠償請求をされている場合や退職金カットをされるような場合、他にもパワハラや未払い残業代などの問題がある会社を退職しようとしている場合には、外部の人や機関にも相談すべきでしょう。

労働問題に力を入れている弁護士であれば、退職時に未払い賃金の請求を代理で行ってくれます。また、内容証明郵便の名義を弁護士名義で送ってもらうことで、会社もむやみに抵抗してこないことも期待できるでしょう。

退職する会社に残業代や退職金などの未払い賃金があった場合には労働基準監督署に相談しに行っても良いでしょう。ただし、労基署は証拠がないとなかなか動いてはくれませんので、退職前に就業規則やタイムカード、給与明細などの証拠になり得るものを一通り揃えておく必要があります。

退職代行を利用する

自分で退職を伝えても退職が受け入れられない場合には、退職代行を検討することも1つの手です。退職代行サービスでは、代行業者が代わりに退職の意思を伝えてくれます。第三者が関与してくることで、会社もそれ以上抵抗してこずにすんなり退職が受け入れられることも多いです。

費用面で3~5万円ほどかかりますので、どうしても退職できない方は方法の1つとして検討してみてください。また、弁護士が退職を伝えてくれる場合もありますので、退職時に未払い賃金の請求を行いながら退職していく方法を取ることもできます。仮に会社が退職に応じないような事態が起きても、弁護士であれば交渉可能で非常に心強い存在になってくれます。
【参考】退職代行サービスとは|メリットや利用のリスク・主要な退職代行業者も紹介

まとめ

内容証明郵便を利用すれば、郵便局の証明を得ながら会社に退職の意思を伝えることが可能です。会社側にも退職するという明確な意思とプレッシャーを伝えることができますので、退職を認めてくれる可能性も高くなるでしょう。

どうしても会社が退職を認めてくれなかったり、未払い賃金などの問題を抱えて退職を検討している方は、ぜひ弁護士にも相談してみてください。弁護士であれば、代わりに退職に関する交渉も行ってくれますし、未払い賃金の計算から請求まで依頼することが可能です。

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